「どれから手をつけるか」で、1日の密度が変わる。処理時間でタスクを仕分ける方法

どーもとーるです！

KSFが決まり、アイゼンハワーで優先順位をつけた。

それでも、「どれから手をつけるか」で詰まる人がいます。

今日は、3本シリーズの最終回。

タスクの「処理時間」を使った、優先順位のつけ方です。

（前回までの話は、#90 KSF と #91 アイゼンハワー で書いています）

2分以内で終わるなら、今すぐやる

「2分ルール」という概念があります。

GTD（Getting Things Done）という、タスク管理手法で提唱されたものです。

「2分以内で終わるタスクは、リストに入れず、今すぐやる」

なぜか。

リストに書く時間、後で読み返す時間、再度判断する時間。

これら全部で、2分以上かかるからです。

小さいタスクをリストに溜め込むと、リスト自体が重くなります。

「やること多すぎる」という感覚の正体は、大半がこれです。

2分以内のタスクをその場で片付けるだけで、リストがスッキリします。

処理時間で3段階に分ける

2分ルールを土台に、タスクを処理時間で3段階に分けると、1日の設計がしやすくなります。

① 2分以内：即やる

コメント返しの1件、DM返信、簡単な確認作業。

「後でまとめてやる」とリストに入れると、積み上がります。
その場で終わらせましょう。

② 15〜30分：まとめてやる

投稿のキャプション作成、ストーリーズの準備、簡単なリサーチ。

集中が必要だけど、短時間で完結するもの。
「30分の作業ブロック」を、1日に2〜3個設けましょう。

③ 60分以上：専用時間を確保する

コラム・記事の執筆、メルマガのシリーズ設計、商品・サービスの構築、KSFの仮説検証と振り返り。

これが、前回のアイゼンハワー（#91）でいう「第二領域」のタスクです。

先に手帳にブロックしてください。
ブロックしなければ、絶対にやれません。

「大きいタスク」を後回しにしてしまう理由

こんな人がいます。

「今日は大事なコラムを書こうと思っていたのに、細かいタスクをこなしているうちに、夜になった」

これは、意志力の問題じゃないです。
設計の問題です。

大きいタスク（60分以上）は、集中力が高い状態でないと、質が出ません。

朝イチの頭がクリアな状態を、DM返信や細かい作業で消費してしまうと、一番重要な作業に使える集中力が、残りません。

理想の順番は、「大きいタスクを朝イチに、小さいタスクを後半に」です。

ただし、2分以内のタスクは例外。
見つけたら、その場で片付けましょう。

「先に全部書き出す」が最初のステップ

処理時間で仕分けるには、まず頭の中にあるタスクを、すべて書き出す必要があります。

書き出す前にやろうとすると、常に「何か忘れていないか」という感覚が、頭のバックグラウンドで動き続けます。

これが、集中力を奪います。

毎朝5分、「今日やること」を全部書き出します。

そこから、処理時間で分類する。

2分以内のものは、即実行。
それ以外は、アイゼンハワーの4象限にあてはめて、第二領域から時間をブロックします。

この流れが習慣になると、「こなしているだけ」から「積み上げている」に変わります。

3本シリーズのまとめ

このコラムシリーズ全体を、振り返ります。

第1回（KSF・#90）：方向を決める

ビジネスのボトルネックを特定して、行動を集中させます。
「ここがゼロになれば、売上もゼロになる場所」を、1つ絞ること。

第2回（アイゼンハワー・#91）：種類を分ける

「重要だが緊急でない」ことに、時間を確保します。
第二領域を、先に予定に入れる。

第3回（処理時間）：順番を決める

処理時間で仕分けて、大きいタスクに先に手をつけます。
2分以内は、その場で終わらせる。

この3つが揃ってはじめて、タスク管理が「こなすツール」から「積み上げるツール」に変わります。

どれか1つだけでは、機能しません。

KSFで方向を決めて、アイゼンハワーで種類を分けて、処理時間で順番を決める。

この順番で使うのが、正しい使い方です。

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P.S.
こうした「積み上がる仕組み」の話は、メルマガ『3-2-1ラボ』でも深掘りしています。気が向いたら、覗いてみてください。

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とーる｜猫好きの行動経済アナリスト